Wie du die Dinge geregelt kriegst – Die GTD Methode mit Todoist


Kennst du das? Endlich hast du es mal geschafft deinen Weg zum Laptop zu finden und dich an die nächste Aufgabe gesetzt – und plötzlich schießen dir 1000 Dinge durch den Kopf: Ich muss die Steuer ganz bald abgeben, muss neue Kontaktlinsen bestellen, den Brief ans Finanzamt muss ich auch noch wegbringen – und oh shit, morgen ist das Sales Meeting und ich muss noch die Präsentation erstellen. Am Wochenende feiert meine beste Freundin ihren runden Geburtstag und ich habe immer noch kein Geschenk...

Wie soll man sich da bloß konzentrieren und endlich mal die Dinge abarbeiten, wenn das Gedankenkarussell kein Ende nimmt?

Und wie kann es sein, dass die Menschen die am meisten zu tun haben und nur am „hustlen“ sind, irgendwie IMMER Zeit für Sport, soziale Kontakte und Freizeitaktivitäten finden? Und allgemein irgendwie alles auf die Reihe kriegen und überhaupt nicht gestresst aussehen?

„Diejenigen, die ihre Zeit am schlechtesten nutzen, sind die ersten, die sich über ihre Knappheit beschweren.“ – Jean de la Bruyere

Ganz einfach: Diese Menschen haben ein System entwickelt, welches sie völlig in ihr Leben implementiert haben und ihnen dabei hilft, ihre Dinge geregelt zu kriegen.

Ein solches System möchten wir dir in diesem Artikel vorstellen:

Die Getting-Things-Done-Methode (GTD Methode) von David Allan.


Das Prinzip der GTD Methode

Die GTD Methode ist eine Zeitmanagement-Methode, welche von David Allan entwickelt wurde.

Nach David Allan kann man nur dann so wirklich produktiv sein, wenn man über einen „glasklaren Geist“ verfügt. Unser Gehirn liebt es, sich mit Dingen zu beschäftigen, die noch nicht abgeschlossen sind, und erinnert uns sehr gerne kurz vorm Einschlafen daran.

Ich kann nicht schlafen comic lustig


Die 5 Schritte der GTD Methode

  1. Wir SAMMELN die Dinge, die durch unseren Kopf schießen,
  2. VERARBEITEN sie (Verwandlung in umsetzbare Aufgaben)
  3. und ORGANISIEREN sie in unserem System,
  4. welches wir regelmäßig ÜBERPRÜFEN,
  5. um zu entscheiden, was wir jetzt ERLEDIGEN.

 

Die 5 Schritte der GTD Methode - Getting Things Done
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1. Schritt der GTD Methode: SAMMELN

Zuerst geht es darum, alle „Dinge“ aus den Kopf zu bekommen, indem diese in ein für dich vertrautes System von dir niedergeschrieben werden – das kann digital mit einem geeigneten Zeitmanagement-Tool oder auch handschriftlich in deinen Notizblock erfolgen. Ich nutze hierfür die App Todoist“ und zeige euch die GTD Methode anhand diesem Beispiel.

In die sogenannte „Eingangsliste“ schreibst du wirklich ALLES auf, was dir gerade an Dingen in deinem Kopf herum geistert. Hier ein paar Beispiele:

  • den Müll runterbringen
  • einen neuen Artikel schreiben
  • ein Buch was du irgendwann mal lesen willst
  • eine neue Business Idee
  • den Anruf bei der Krankenkasse
  • einen neuen Pin für Pinterest gestalten
  • und und und…

GTD Methode Todoist Posteingang

 

2. Schritt der GTD Methode: VERARBEITEN

Im zweiten Schritt der GTD Methode geht es um die Verarbeitung all der Dinge, die in deiner „Eingangsliste“ stehen. Hier gehst du nach dem GTD Workflow und stellst dir die folgenden Fragen: Was ist das für eine „Sache“? Gibt’s hier wirklich etwas tun?

  1. Nein, es gibt gerade nichts zu tun hier
    • Es ist nicht mehr relevant -> MÜLL
    • Irgendwann/ Vielleicht -> „Irgendwann/ Vielleicht“-Liste
    • Information/Referenz ->Notiz zu Aufgabe/Projekt/Liste
  2. Ja, es gibt etwas zu tun
    • Was ist der nächste Schritt?
    • Brauche ich weniger als 2 Minuten für die Erledigung?
      1. Ja -> TU ES JETZT SOFORT
      2. Nein -> Frage dich: Bin ich der/die richtige für diese Aufgabe?
        • Nein -> Delegiere es („Warten-auf“-Liste)
        • Ja -> Terminiere die Aufgabe in deinen Kalender und/oder unterteile sie nochmals in weitere umsetzbare Schritte (Next Actions)
    • Welchem Projekt kann ich diese Aufgabe zuordnen?
      • neues Projekt anlegen oder
      • in bestehendes Projekt einordnen
      • Projektreview für die nächsten Schritte
GTD Methode Workflow deutsch
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3. Schritt der GTD Methode: ORGANISIEREN

Im dritten Schritt der GTD Methode stellst du sicher, dass:

  1. wirklich ALLE Projekte in deinem System hinterlegt sind
  2. dein Kalender gepflegt ist
  3. jede Aufgabe einer Next-Action Kategorie zugeordnet ist
  4. deine Irgendwann/Vielleicht -Liste gepflegt ist
Projekte:

Was sind Projekte im Rahmen der GTD Methode?

Projekte sind Vorhaben, die mehr als eine Aufgabe zur Erledigung benötigen. Damit auch alle deine Aufgaben einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können, stelle sicher, dass du für alle Aufgaben eine Projekt-Liste angelegt hast.

Projektlisten-Beispiele:

  • Sommerurlaub 2020
  • Buch veröffentlichen
  • Umzug in eine neue Wohnung
  • Fahrrad reparieren
  • Online-Kurs erstellen

GTD Methode Todoist Projekte

 

Kalender

Du stellst außerdem sicher, dass jede Aufgabe, die zu einer bestimmten Zeit oder einem bestimmten Datum erledigt sein muss, in deinem Kalender datiert ist. Insgesamt gehen 3 Dinge in deinen Kalender:

  • zeit-spezifische Aufgaben (Termine, Meetings)
  • tages-spezifische Aufgaben (zu keiner bestimmten Zeit, aber noch an diesem Tag)
  • tages-spezifische Informationen (ggf. für das anstehende Meeting)

GTD Methode Todoist Kalender

Next-Action Kategorien

Versuche immer sicher zu stellen, dass deine Aufgaben einer bestimmten Next-Action-Kategorie zugeordnet sind. Das hat den Vorteil, dass, egal wo du gerade bist, du immer deine Kategorien hervorrufen und in dieser Situation bzw. in diesem Kontext erledigen kannst.

Sitzt du gerade im Flugzeug und hast deinen Laptop dabei, jedoch keinen Internetzugriff, kannst du nach und nach deine Aufgaben auf der „Offline“-Liste abarbeiten.

Beispiele für Next-Action Kategorien:

  • Calls
  • Büro
  • Laptop
  • Zuhause
  • Warten-auf
  • Einkauf
  • Offline (Laptop/Smartphone ohne Internet)
  • Online (Laptop/Smartphone mit Internet)
  • High-Energy (hohe Denkpower)
  • Low-Energy (geringe Denkpower)

In Todoist kannst du für die Funktion der Next-Action Kategorien „Etiketten“ nutzen. Beachte aber, dass diese Funktion nur mit der Premium-Version von Todoist nutzbar ist.

GTD Methode Todoist Next Action Kategorien

Irgendwann/Vielleicht-Liste

Es schießen uns auch immer wieder Dinge und Ideen durch den Kopf, die wir irgendwann einmal machen KÖNNTEN. Nicht unbedingt jetzt, aber vielleicht später. Da diese Gedanken sehr wertvoll sein können, muss es auch hierfür einen Platz in deinem System geben – dafür eignet sich die Irgendwann/Vielleicht-Liste perfekt!

Eigentlich ersetzt sie auch ganz gut die typische „Bucket-Liste“ die wir alle kennen, denn hier stellst du dir die Frage:

„Welche Dinge würde ich wirklich gerne machen, wenn Zeit und Geld keine Rolle spielen würde?“

Beispiele für die Irgendwann/Vielleicht-Liste:

  • Bücher die ich lesen möchte
  • Artikel die ich schreiben möchte
  • Filme die ich sehen möchte
  • Fähigkeiten die ich erlernen möchte
  • Events & Seminare die ich besuchen möchte
  • Dinge die ich erleben möchte
  • Reisen die ich machen möchte
  • Projektideen die ich umsetzen möchte etc.

GTD Methode Todoist Irgendwann Vielleicht Liste

4. Schritt der GTD Methode: ÜBERPRÜFEN

In der vierten Phase der GTD Methode geht es darum, in einem regelmäßigen Turnus dein GTD System zu überprüfen. Dazu gehören:

  • Tägliche Reviews
  • Wöchentliche Reviews 
  • Big-Picture Reviews 

 

Tägliche Reviews

Zu deiner täglichen Routine sollte gehören: deinen Kalender (oder „Heute-Ordner“)  für anstehende Termine/Meetings zu überprüfen und zu pflegen, deinen Posteingang zu leeren (siehe Schritt 2: Verarbeiten & Schritt 3: Organisieren) sowie deine Next-Actions je Projekt durchzugehen und zu überprüfen. Stelle außerdem sicher, dass du deinen Aufgaben Next-Action-Kategorien zugeordnet hast.

Wöchentliche Reviews

Einmal die Woche solltest du dein GTD System gründlich überprüfen. Das heißt, hier verschaffst du dir einmal komplett einen Überblick über all deine offenen Projekte und Listen. Im wöchentlichen Review gehst du außerdem einmal komplett den GTD Prozess von Schritt 1 bis Schritt 4 durch.

Der wöchentliche Review beinhaltet:

  • den Kopf leeren (siehe Schritt 1: Sammeln)
  • Validierung der „Dinge“ (siehe Schritt 2: Verarbeiten)
  • Zuordnung aller Aufgaben in neue & bestehende Projekte sowie auf Listen (siehe Schritt 3: Organisieren)
  • Review deines Kalender (vergangene und anstehende Termine)
  • Review deiner Projekte und anstehenden nächsten Schritte
  • Review deiner Listen (Warten-auf, Irgendwann/ Vielleicht etc.)

 

Der wöchentliche Review schärft deinen Fokus auf deine wichtigsten Projekte und schützt dich vor potentiellen Ablenkungen und tausend weiteren Dingen, die täglich neu auf dich einprasseln. Das hilft dir dabei, einfach auch mal NEIN zu sagen.

Versuche dir einmal die Woche mindestens 2 Stunden dafür Zeit zu nehmen. Das kann der Sonntagabend oder sogar Freitag gegen Mittag noch vor deinem Wochenende sein.

Big-Picture Reviews

Warum tust du, was du tust? Diese Frage solltest du dir immer wieder stellen und deine mittel-und langfristigen Ziele überprüfen. Passen diese noch zu deiner Vision? Zu deinem Big Picture? Diese Reviews solltest du dir mindestens einmal je Quartal (alle 3 Monate) – bestenfalls sogar einmal im Monat vornehmen um sicherzustellen, dass du noch auf dem richtigen Weg bist.

 

5. Schritt der GTD Methode: ERLEDIGEN

Erst im letzten Schritt geht es ans TUN und UMSETZEN.

David Allan stellt in seinem Buch „Getting Things Done“ 3 verschiedene Methoden des letzten Schrittes – der tatsächliche Umsetzung aller Aufgaben – vor.

In diesem Artikel gehe ich nur auf eine der Methoden genauer ein.

Die einzige Voraussetzung für diese Methode ist, dass du dir deinen kurz,- mittel,- und langfristigen Zielen bzw. deiner Vision völlig klar bist!

Es handelt sich hier um das 4-Kriterien-Modell. Dabei sind die folgenden 4 Kriterien nach ihrer Wichtigkeit sortiert:

  1. Kontext
  2. Verfügbare Zeit
  3. Verfügbare Energie
  4. Priorität

YEP! Die Priorität einer Aufgabe steht diesmal NICHT an oberster Stelle, so wie du es vermutlich von all den anderen Zeitmanagement-Methoden kennst. Diese Methodik eröffnet meiner Meinung nach nochmal einen komplett neuen Blickwinkel, im Vergleich zu den typischen und altbekannten Zeitmanagement-Methoden.


1. Kontext

Nur sehr wenige Aufgaben können überall erledigt werden. Die meisten Aufgaben erfordern eine bestimmte Umgebung (z.B. im Büro, Zuhause) oder ein bestimmtes Produktivitätstool (z.B. Laptop, Smartphone) zur Hand. Diese beiden Faktoren reduzieren zunächst deine Auswahlmöglichkeiten die du hast, um eine Aufgabe zu erledigen.

Stell dir also zu allererst die Frage:

Was kann ich in Anbetracht meiner aktuellen Umgebung und den Tools, die mir gerade zur Verfügung stehen, tun?

Jetzt verstehst du sicher auch den Sinn der Next-Action-Kategorien. So stellst du vor allem sicher, dass – egal in welcher Situation du gerade bist – du immer die Möglichkeit hast produktiv zu sein.


2. Verfügbare Zeit

Ein Meeting, was in 15 Minuten ansteht, würde verhindern, dass du eine Aufgabe beginnst die mehr als 15 Minuten beansprucht. Simpel. Stell dir also die Frage:

Wie viel Zeit habe ich jetzt, bevor ich etwas anderes zu tun habe?


3. Verfügbare Energie

Einige Aufgaben erfordern ein Reservoir an frischer, kreativer & geistiger Energie – andere erfordern mehr körperliche Leistung. Frag dich also:

Wie viel Energie habe ich gerade?

Stelle daher immer sicher, dass du ein paar einfache Loops zur Hand hast, die kaum mentale oder kreative Denkpower erfordern, wie z.B. Backups erstellen, Pflanzen gießen, Dateien löschen etc.

Du siehst, es gibt keinen Grund, nicht hochproduktiv zu sein, auch wenn du gerade mal nicht in Top-Form bist.


4. Priorität

Um die Prioritäten deiner Aufgaben festzulegen, musst du dir vorher völlig im Klaren sein, was deine übergeordneten Ziele und Visionen – sowohl beruflich als auch privat – sind.

Hast du z.B. deinen Laptop zur Hand, bist mental in Top-Form und ein Zeitfenster von mehreren Stunden, kannst du dir nun die Frage stellen:

Welche Aufgabe zahlt sich – in Anbetracht meiner Ziele und Vision – am meisten aus, wenn ich sie jetzt durchführe?

Um diese Frage zu beantworten, rät David Allan auf seine Intuition/sein Bauchgefühl zu hören und sich auf sein eigenes Urteilsvermögen zu verlassen.

Du musst dir absolut im Klaren über deine Ziele und deine übergeordnete Vision sein. Denn es ist nahezu unmöglich, sich bei deinen Entscheidungen wohl zu fühlen, wenn du keinen blassen Schimmer davon hast, warum du eigentlich tust, was du tust!

Für die Prioritäten-Einteilung kannst du in Todoist die „Filter“-Funktion in der Premium-Version nutzen. Dadurch werden deine Aufgaben je nach Priorität (1-2-3) in verschiedenen Farben angezeigt.

GTD Methode Todoist Prioritäten


PRO-TIPP: Mit der GTD Methode und Todoist Gewohnheiten entwickeln

GTD mit Todoist eignet sich auch für Routine-Aufgaben gut, die du täglich durchführen willst, um so deine Gewohnheiten aufzubauen. Datierst du diese Aufgaben auf „täglich“ erscheinen sie automatisch jeden Tag neu in deinem „Heute“-Ordner. Das können Aufgaben sein wie:

  • 30 min. lesen
  • 30 min. schreiben
  • 20 min meditieren
  • 3 Dinge aufschreiben, für die ich dankbar bin
  • Google Analytics Report ziehen
  • etc.

GTD Methode Todoist Routinen entwickeln


GTD Methode – Regeln im Überblick

  • Sei dir über deine kurz-, mittel- und langfristigen Ziele sowie deiner Vision bewusst
  • Alles was in deinem Kopf ist, kommt in den Posteingang.
  • Brauchst du weniger als 2 Minuten für diese Aufgabe? Mach es SOFORT!
  • Frag dich bei jeder Aufgabe: Was ist der nächste Schritt?
  • Ordne jeder Aufgabe eine Next-Action-Kategorie zu (Zuhause, Büro, Einkauf)
  • Habe immer Aufgaben zur Hand, die dich wenig mentale Denkpower kosten.
  • VERTRAUE DEINEM SYSTEM.

Mein Fazit zur GTD Methode mit Todoist

Jap, auch ich war ein typisches Prokrastinationsopfer – was daran lag, dass ich einfach keine Ahnung hatte, was jetzt eigentlich der nächste Schritt meiner Aufgabe sein soll.

So dümpelte ich manchmal viel zu oft vor mich hin oder war den ganzen Tag mit Aufgaben „beschäftigt“ die meinen Tag zwar voll ausgefüllt, aber keine wirklichen Ergebnisse am Ende des Tages gebracht haben.

Ich nutze die GTD Methode in Kombination mit Todoist nun seit einigen Monaten – und musste feststellen, dass ich zu einem wahren Produktivitätsmonster geworden bin! Es ist unglaublich, was diese KLARHEIT über den nächsten Schritt einer Aufgabe bringt.

Durch die GTD Methode habe ich es geschafft in den bekannten „Flow“ zu kommen. Ich habe das Gefühl, wirklich endlich meine Dinge in den Griff zu haben und MEIN System für das perfekte Zeitmanagement gefunden zu haben (Thanks God, es ist noch nicht zu spät!)

Einige Dinge habe ich aus dem Buch nicht umgesetzt (Tickler File, Referenz-Files) – da ich zu 100% digital arbeite und ich keinen Papier-Kram mit mir herumschleppen kann. Dennoch empfehle ich jedem, sich das Buch von David Allan einmal von vorne bis hinten durchzulesen – denn jeder Mensch ist individuell und tickt anders.


Es ist wie gesagt durchaus möglich, Todoist in seiner kostenlosen Version für die GTD Methode zu nutzen – leider eben aber auch nur eingeschränkt ohne die Funktionen der Next-Action Kategorien und Prioritäten. Falls du die Premium Version von Todoist einmal ausprobieren möchtest, kannst du mit dem unten stehenden Code 2 Monate Todoist Premium völlig gratis testen! Probier einfach mal beide Varianten aus und wäge für dich ab, ob du auf die zusätzlichen Funktionen verzichten kannst oder nicht.


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Dieser Beitrag basiert auf meinen eigenen Erfahrungswerten und soll als Inspiration dienen. WIE und WAS du davon genau umsetzt, bleibt völlig dir überlassen – welches Tool du für die GTD Technik nutzt oder wie du es nutzt – das musst du einfach selbst ausprobieren!


Hast du bereits Erfahrung mit der GTD Methode gesammelt?

Wenn ja, mit welchem Tool nutzt du die GTD Methode?

Wenn nein, welches Zeitmanagement-Tool nutzt du statt dessen, um deine Dinge geregelt zu bekommen? Oder nutzt du überhaupt ein Tool?

Ich bin super gespannt auf eure Kommentare!



Photo by Brooke Lark on Unsplash


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Mandy Richter